上海市华侨事业发展基金会
行政费用及报销管理制度
第一章 总则
第一条 为了规范本基金会日常费用的管理,根据财政部财务管理制度规定、国务院《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》等有关规定,制定本制度。
第二条 本制度根据基金会实际情况,将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出等。本制度适用全体员工及志愿者。
第二章 费用报销规定及流程
第三条 费用主要包括差旅费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费等。在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
第四条 费用报销的一般规定:
(一) 报销人必须取得相应的合法票据。
(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。
第五条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门主管审核签字→财务部门复核→审批人→出纳处报销。
第六条 预算内审批权限:
(一) 报销金额在3000元以下(不包含3000元)的,由经办人签字,或部门负责人签字,财务审核原始凭证或相关预算无误后,由秘书长审批通过;
(二) 报销金额在3000元以上、5万元以下(不包含5万元)的,由经办人签字,部门负责人签字,财务审核原始凭证或相关预算无误后,由秘书长审核签字,报理事长审批通过;
(三) 报销金额在5万元以上的,由经办人签字,部门负责人签字,财务审核原始凭证或相关预算无误后,由秘书长审核签字,报理事长办公会议审批通过。
第七条 未列入年度预算的支出,确系工作需要的,应按预算管理办法予以申报。即由相关部门提出新增预算的原因和预算计划,经秘书长审核后,提交理事长办公会议审批通过。
第八条 差旅费报销规定及流程
(一)市外差旅费
1)差旅费指员工因公出差期间产生的交通费、住宿费等相关费用。
2)出差地区分类:
分类 | 境外/特殊地区 | 大陆地区 | ||
一类地区 | 二类地区 | 三类地区 | ||
地区 | 其他国家/地区、港澳台 | 北京、上海、广州、深圳 | 一类地区以外的 直辖市和省会城 市;经济较发达及 物价指数较高城 市:三亚、青岛、 大连、宁波、无锡、 苏州、厦门、珠海 | 除上述一类、 二类地区以外 的市、县、区 |
3)交通工具标准
职务 | 交通工具标准 | |
火车 | 飞机 | |
基金会全体人员 | 高铁/动车二等座/硬卧 | 经济舱 |
4)出差地住宿/伙食/交通标准(元/人/天)
出差城市类别 | 住宿 | 伙食 | 交通 |
一类 | ≤500 | ≤150 | ≤110 |
二类 | ≤400 | ≤150 | ≤100 |
三类 | ≤300 | ≤130 | ≤80 |
(二)市内交通费餐饮费报销规定
1)市内交通报销标准
基金会人员在市内因公外出,报销申请只允许报销与出差任务直接有关的市内交通费(交通费电子发票需附行程单),市内交通费每人不得超过200元/天。
2)餐饮费报销标准
基金会人员应合理安排餐饮消费额度,因市内出差发生的餐费,餐费标准每人不得超过150元/天。
(三)报销标准的补充说明
1)所有费用报销均实行实报实销制,超出标准的不予报销,未达到标准的,不予补偿,出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等不予报销相关费用。
2)实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返沪时间为准,12:00以后出发(或12:00以前到达)以半天计,12:00以前出发(或12:00以后到达)以一天计。
3)出差人员应在回基金会十个工作日内办理报销事宜,审批人需在收到审批单据五个工作日内完成审批。
第九条 办公行政采购费用及报销规定、流程:
(一) 为了合理控制费用支出,此类费用由行政部统一管理,集中购置,并指定专人负责。
(二) 办公费、低值易耗品等行政采购费用
1)由行政部门根据各部门需求及库存情况提出采购申请,并填写《采购申请表》。
2)采购报批程序:行政采购金额在1万元以下(不包含1万元)的,由经办人提出申请,部门负责人审核后,报秘书长审批;行政采购金额在1万元及以上的由经办人签字,部门负责人及秘书长审核后,报理事长审批。
3)集中购置,由专人负责采购并进行登记。
第十条 招待费、培训费、其他报销规定及流程费用标准:
(一)招待费:招待费用餐标准150元/人,基金会陪餐人数不得超过3人,为了规范招待费的支出,标准内招待费应事前征得秘书长的同意,超过用餐标准的需征得理事长批准方可执行。
(二)培训费:为了便于基金会根据需要统筹安排,此费用由行政管理中心统一管理,各部门培训需求应及时报送行政管理中心。行政管理中心根据实际需要编制培训计划报秘书长、理事长审批。
(三)其他费用:根据实际需要据实支付,按费用报销的一般流程办理。
第三章 工薪福利及相关费用支出规定及流程
第十一条 工薪福利等支出包括工资、劳务费、临时工资、社会保险及各项福利等。
第十二条 工薪福利支付流程
(一) 工资支付流程:
1)每月8日由行政管理中心将上月经秘书长审批后的工资支付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部;有重大人员、薪资调整等变动需经理事长审批通过。
2)财务部根据支付标准编制工资表。
3)按审批程序审批。
4)每月8日由财务部通过银行代发形式支付工资。
(二) 社会保险及住房公积金支付流程:
1)由行政管理中心将由秘书长、理事长审批后的支付标准进行相关账务的处理。
2)住房公积金及社会保险由行政管理中心走完审批流程后,由税务部门进行代扣代缴。
第四章 附则
第十三条 本制度经上海市华侨基金会第【四】届理事会第【三】次会议表决通过, 自通过之日起生效。
第十四条 原《制度》于第【四】届理事会第【三】次会议后正式失效。
第十五条 本制度解释权归本本基金会所有。
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