上海市华侨事业发展基金会

项目管理制度

第一章  总则

第一条  为了规范开展公益项目公开募捐，夯实公益项目执行质量，执行根据《中华人民共和国慈善法》（以下简称《慈善法》）、《基金会管理条例》和《上海市华侨事业发展基金会章程》等有关规定，制定本制度。

第二条  本制度包括公益项目的立项、筹资、执行、监测、结项、风险管控等各个环节。

第三条   本制度适用于基金会自主项目、专项基金项目及互联网合作管理的各类公益项目。

第二章  项目的立项

第四条  基金会设立公益项目须遵守以下规定：

(一)  符合国家法律法规；

(二)  符合本会宗旨与业务范围；

(三)  项目公开募捐合作方必须是在各级民政部门合法注册的社会组织或在基金会依法设立的专项基金；

(四)  项目募捐方案符合《慈善法》第二十四条要求，募捐方案包括募捐目的、起止时间和地域、活动负责人姓名和办公地址、接受捐赠方式、银行账户、受益人、募得款物用途、募捐成本、剩余财产的处理等；

(五)  以解决社会实际需求和问题为导向，以海内外侨胞所关心的各项社会公益事业为着力点，以“择优支持、公正合理、平等竞争、激励创新”为原则，综合考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性。

第五条  项目立项应当经过以下管理流程：前期调研、立项初审、项目设计、立项审批。

（一） 项目前期调研采取多种方式，对项目的发起方、合作方进行全方位评估，并出具调研报告。

（二） 负责相关项目的副秘书长对项目进行初审，通过初审的项目可以开展项目设计工作。负责相关项目的副秘书长、项目总监、项目主管及项目专员成立项目管理中心，负责项目设计把关，并根据《上海市华侨事业发展基金会预算管理办法》，审核项目预算，确保其真实、合理、可行。

（三） 项目设计工作完成后，相关项目背景、项目计划、项目预算、项目执行节点及剩余善款处理方式等项目设计资料报秘书长审核。

（四） 项目设计完成后，由秘书长将相关项目设计资料及情况报理事长办公会议评估。评估通过后，由理事长签发批准项目立项。

第六条  项目立项获批后，与合作机构签署《公益项目公开募捐协议书》。

第三章  项目的筹资

第七条  根据慈善法要求，基金会发起公益项目前，需在全国慈善信息公开平台提交项目备案信息，由业务主管单位和登记管理机关进行审核，审核通过后，方可在相关互联网募捐平台发起项目。

第八条  基金会开展互联网合作项目须在民政部指定的慈善组织互联网募捐信息平台发起公益筹款项目。互联网募捐资金直接进入基金会账户，基金会对项目资金接收和使用直接监管。

第九条  不得重复募捐。

第十条  通过公益项目募捐平台连接社会公众，以持续小额的捐赠方式为主要募款来源，以企业定向捐赠公益项目为重要劝募方向。

第十一条  鼓励开展项目线上线下联动，打造人人可参与的公益生活方式。

第十二条  项目筹款期间，根据《社会组织反洗钱和反恐怖融资管理办法》，对大额捐赠、多次重复捐赠等行为提高警惕，及时查明来源，发现问题立刻上报有关部门。

第十三条  根据基金会公益项目退款规范，为误捐、错捐的捐赠人提供退款服务。

第十四条  根据《慈善法》要求，公开募捐周期超过六个月的，至少每三个月公开一次募捐情况，公开募捐活动结束后三个月内应当全面公开募捐情况。

第四章 项目拨款

第十五条  项目拨款审批流程

（一） 专项基金项目拨款：由该专项基金管委会提出申请（包括资金使用申请书、项目执行计划书、财税监制票据、协议等资料），报基金会专项基金管理中心主任审核后，由副秘书长、秘书长逐级审批，财务复核后，最终提交理事长批准方可拨款。

（二） 非专项基金项目拨款：按照项目计划、预算执行。由项目执行人员或执行机构提出申请（包括资金使用申请书、项目执行计划书、财税监制票据、协议等资料），项目负责人、项目总监、副秘书长、秘书长逐级审批，财务复核后，最终提交理事长批准方可拨款。

（三） 拨款金额超过100万元的，按照上述完成审批流程，秘书长提请理事会审议通过后，由理事长最终签发，财务方可拨款。

第五章  项目的执行与监测

第十六条  严格执行项目合约管理制度。

（一） 在项目执行中凡涉及项目参与各方的责任、权利、利益关系的事务，均须签订合约，以规范当事人的行为，保障基金会和项目合作者、参与者的合法权益。基金会接受项目捐赠，捐赠人要求签订书面捐赠协议的，应当与捐赠人签订书面捐赠协议。

（二） 项目合作方向基金会申请项目资金执行项目时，基金会应与其签订《捐赠协议书》（在该协议中对于甲乙双方的权利、责任及义务有明确约束，具体内容详见协议书内容），并要求合作方提供项目资金使用申请书、项目执行计划书、财税监制票据等资料，基金会审核通过后，根据项目执行进度，采取分次拨付的方式拨款，以保证善款资金安全。

第十七条  为了能够定期向社会公开慈善项目实施情况，对于筹款资金不足以及无法执行的公益项目，秘书长报理事长办公会议决定，根据以下两种方式处理：

（一）  因项目合作方内部纠纷或项目筹款资金不足无法执行项目，或者根据已筹到的资金无法提供新的项目执行计划情况下，自项目筹款日期结束之日起3个月内，对已筹到的项目资金转到服务领域类似的公益项目执行;

（二） 项目实际筹款资金低于项目最低执行金额时, 自筹款日期结束之日起，基金会经与合作机构沟通协商后，可将已筹到的项目资金转到服务领域类似的公益项目执行。

第十八条  项目管理中心对项目指定项目负责人，对项目执行进行全过程监管，负责项目的日常运作、管理机制完善、定期回访、定期汇报、监测总结，建立项目台账，确保项目执行按计划有序推进、资金流转按预算执行、达到预期执行效果，及时向项目管理中心、秘书处以及理事会汇报项目筹款、执行情况。

第十九条  秘书长及相关项目负责的副秘书长应定期排摸和抽查项目管理情况，并形成相关抽查会议记录。秘书长每年应就基金会项目管理的总体情况以及重大项目的募集执行情况，定期向理事会报告，并由理事长与业务主管部门汇报沟通。

第二十条  项目实施过程中，基金会进行每年不少于一次的实地回访或电话会议回访，并出具回访调研报告、阶段性执行报告或回访记录。项目管理中心依据相关报告对下一阶段项目的实施提出意见和建议，并上报秘书长。秘书长认为需要对项目进行调整的，报理事长办公会议批准后，进行相应调整。

第二十一条 原则上基金会对所有项目应当进行实地回访与调研总结，但因实际情况所限，部分项目由项目合作方进行此工作，应向基金会提供项目执行报告，接受基金会负责监督。

第二十二条  根据《慈善法》要求，慈善项目实施周期超过六个月的，至少每三个月公开一次项目实施情况，项目结束后三个月内应当全面公开项目实施情况和募得款物使用情况。根据项目情况，以图片、文字、音视频等方式按时反馈项目募捐情况、项目实施情况。

第二十三条  对项目执行过程中的反馈、实施材料进行电子归档和纸质归档。

第六章  项目的结项

第二十四条  项目管理中心根据执行情况，出具项目执行、结项报告，公示项目财务和实施详情。

第二十五条  根据《上海市华侨事业发展基金会项目评估办法》，对项目及合作方进行评估，纳入后续合作参考。

第二十六条  须将项目立项、筹款、执行、结项等各个环节的电子、纸质材料存档，由项目管理中心进行档案管理。

第二十七条  项目执行完毕后，根据《慈善法》、《慈善组织信息公开办法》的要求，按照《上海市华侨事业发展基金会信息公开制度》，及时进行项目信息公开工作，接受社会各界监督。

第七章  项目的风险管控

第二十八条  基金会加强项目管理，应对以下项目进行审计：

（一） 对筹款超过100万元的项目、重大项目及理事会决议应当审计的项目，应进行结项审计。

（二） 项目当年支出超过100万元的长期项目，应进行中期审计。中期审计至少每年一次。

（三） 结项审计、中期审计均应委托具有审计资质的审计单位，并出具审计报告。

第二十九条  出现以下情况的，基金会将免于责任：

（一） 因项目合作方信息泄露导致机构募捐项目出现问题的，由项目合作方承担相应的法律法规责任；

（二） 因国家宏观政策以及法律法规、相关监管规定的调整，基金会有权对已开展募捐的公益项目进行调整，且不承担任何相关责任。

第三十条  项目出现舆情，由秘书处处理公关事宜，并指定新闻发言人。

第三十一条  项目执行与监测过程中，发现项目存在问题的，项目管理中心应在第一时间报告秘书长，并出具项目问题报告报报理事长办公会议批准后，对项目采取必要的探访调查、调整或关停。

第八章  附则

第三十二条  本制度经上海市华侨基金会第【四】届理事会第【三】次会议表决通过,自通过之日起生效。

第三十三条  原《制度》于第【四】届理事会第【三】次会议后正式失效。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              

第三十四条 本制度解释权归本本基金会所有。

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